Zaměstnavatel .............. (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČO)
Tímto spisovým řádem se v souladu s ustanoveními zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon“), stanoví základní pravidla pro manipulaci s písemnostmi, jejich uchování a provádění spisové služby v....................(označení zaměstnavatele).
Spisový řád je závazný pro všechny zaměstnance, kteří písemnosti zpracovávají, vyřizují nebo jinak s nimi manipulují.
Vymezení pojmů pro účely spisového řádu
1. Písemnostmi se rozumí písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy, které u zaměstnavatele vznikly z jeho činnosti. V souladu s ustanovením § 2 zákona č. 499/2004 Sb. se písemnosti rozlišují na archiválie a dokumenty. Přitom
a) archiválií se rozumí takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií,
b) dokumentem se rozumí každý písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena u zaměstnavatele nebo mu byla doručena.
2. Rozsah dokumentů vzniklých u zaměstnavatele, které musí být uchovávány tak, aby z nich bylo možno příslušným archivem vybírat archiválie, je uveden v příloze č. 1 zákona.
3. Písemnostmi u zaměstnavatele jsou zejména dokumenty, a to
-
spisy a jejich evidenční a archivní pomůcky (podací deník, doručovací kniha apod.),
-
podání zaměstnanců, jiných fyzických a právnických osob,
-
vnitřní předpisy vydané v působnosti zaměstnavatele (organizační a jiné předpisy, směrnice, pokyny, příkazy apod.),
-
dokumenty z jednání orgánů zaměstnavatele (zápisy z porad, jednání apod.),
-
statistické výkazy, nákresy, fotografie, mikrofilmy, plány, technická a stavební dokumentace, počítačové sestavy,
-
došlé a odeslané e-maily,
-
elektronické nosiče dat,
-
..... (další písemnosti).
Spis je soubor písemností, vztahujících se k téže věci.
4. Výkonem spisové služby je zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti zaměstnavatele, popřípadě jeho právního předchůdce. Jde tedy o soubor činností a organizačních opatření při manipulaci s písemnostmi od jejich doručení nebo jejich vzniku u zaměstnavatele až po jejich vyřazení nebo uložení do archivu.
5. Spisová služba zahrnuje:
-
přijímání písemností nebo jejich vyhotovování u zaměstnavatele,
-
evidenci písemností a jejich označení spisovým znakem,
-
odesílání písemností,
-
ukládání písemností,
-
vyřazování (skartace) písemností podle zásad uvedených ve skartačním řádu.
Spisovou službu zabezpečuje ........ (podatelna a spisovna, centrální spisovna, útvarové spisovny, pověřený zaměstnanec apod.).
6. Spisovým znakem je označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování podle skartačního řádu.
7. Základní evidenční pomůckou je ......... (podací deník, podací protokol, doručovací kniha, elektronická evidence apod.), v níž se provádějí zápisy obsahující údaje o písemnostech a manipulaci s nimi [o datu dodání písemnosti nebo jejím vyhotovení, jejím původci, obsahu písemnosti (věc), způsobu vyřízení, datu odeslání odpovědi (vyřízení) adresátovi]. Zápisy jsou řazeny chronologicky podle čísel jednacích.
8. Skartační řízení (skartace) je vyřazování písemností, které nemají trvalou hodnotu, nemusí být archivovány a po jejich vyřazení jsou likvidovány (skartovány). Při skartaci a archivaci písemností se zaměstnanci řídí skartačním řádem.
Příjem písemností a jejich třídění
1. Místem příjmu došlých písemností je ................ (podatelna, centrální podatelna, apod.). Na samostatných pracovištích zaměstnavatele přijímá písemnosti pověřený zaměstnanec.
2. Došlé písemnosti se roztřídí na:
-
noviny, časopisy, firemní nabídky a jiné písemnosti, které nesouvisí s činností zaměstnavatele a nepodléhají evidenci,
-
písemnosti soukromého charakteru, adresované jmenovitě jednotlivým zaměstnancům (jméno na prvním místě), které se předají adresátovi neotevřené, (případně uvést další druhy písemností, které se neotevírají, a postup při manipulaci s nimi),
-
archiválie,
-
dokumenty podléhající evidenci.
3. Došlé písemnosti se opatřují otiskem podacího (prezentačního) razítka zaměstnavatele, které obsahuje údaj o datu, počtu příloh a číslu jednacím; číslo jednací se uvede jen u písemností podléhajících evidenci. Dojde-li písemnost elektronicky (e-mailem), zaznamená se odesílatel, datum přijetí a komu je takové podání určeno, do evidence písemností. Tento postup platí i pro případ, kdy e-mail dojde přímo zaměstnanci, jemuž je určen.
1. Všechny písemnosti podléhající evidenci se evidují v ......... (např. v podacím deníku) s uvedením těchto údajů:
-
datum doručení (u písemností vznikajících u zaměstnavatele datum vzniku a odeslání),
-
číslo jednací (pořadové číslo lomeno posledním dvojčíslím kalendářního roku),
-
spisový znak,
-
označení odesílatele (resp. příjemce),
-
obsah spisu (věc), počet příloh,
-
údaj o vyřízení a vypravení písemnosti,
-
(případné další údaje).
2. Zjistí-li adresát písemnosti soukromého charakteru, kterému byla taková písemnost doručena neotevřená, že o takovou písemnost nejde, je povinen ji vrátit .............. (podatelně) k zaevidování.
3. V případě písemnosti vznikající u zaměstnavatele zajistí příslušný zaměstnanec v ..... (podatelně) její zaevidování a přidělení čísla jednacího.
Vyřizování (oběh) písemností
1. Při vyřizování písemností se používá referátník, na kterém se vyplňují příslušné údaje o vyřizování, a to .... (organizační útvar, který má písemnost vyřídit, případně útvary, které se mají na vyřízení podílet a v jaké posloupnosti, stanovení lhůty k vyřízení, způsobu vyřízení apod.). Referátník je součástí spisu. (Tento bod lze upravit podle zvyklostí u zaměstnavatele, popřípadě vůbec neuvádět.)
2. Lhůty k vyřízení písemností stanoví příslušný vedoucí zaměstnanec; pokud nerozhodne jinak, platí pro vyřizování písemností tyto lhůty, pokud z právního předpisu nevyplývá něco jiného:
-
v neodkladných záležitostech se písemnost vyřizuje neprodleně,
-
v běžných záležitostech se písemnost vyřizuje zpravidla do ....(10) dnů,
-
ve složitějších záležitostech se písemnosti vyřizují do 30 dnů; jestliže byla pro vyřízení písemnosti stanovena lhůta delší (potřeba vyžádání si stanoviska jiných institucí apod.), je třeba o tom pisatele…
dostupný obsah
